Om personuppgifter

2018-05-21

Den 25 maj 2018 träder den nya europeiska dataskyddsförordningen (GDPR) i kraft inom hela EU och ersätter personuppgiftslagen (PUL).

Syftet med PUL har varit att skydda människors personliga integritet i samband med att deras personuppgifter behandlas. Med GDPR förstärks rättigheterna för den enskilda ytterligare genom strängare krav bland annat på hur forskningsfinansiärer som RJ behandlar personuppgifter. RJ välkomnar denna förstärkning av enskildas rättigheter.

Nedan informerar vi om hur RJ behandlar olika personuppgifter och dina rättigheter i detta sammanhang. Det är viktigt för RJ att du känner dig trygg och att du har förtroende för hur vi hanterar dina uppgifter.

När du söker om anslag hos RJ förser du oss med vissa personuppgifter. Om du senare efter prövning av ansökans vetenskapliga kvalitet beviljas anslag kommer ytterligare information att överlämnas till och samlas in av RJ. Ditt medgivande om att RJ får behandla dina personuppgifter är en förutsättning för att RJ ska kunna ta emot din ansökan.

RJ vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, förenliga med branschstandard, för att säkerställa att din information skyddas från att obehöriga får del av den. Endast en begränsad andel av våra anställda och uppdragstagare har tillgång till informationen om dig, och deras hantering av informationen är strikt reglerad.

RJ eftersträvar att inga personuppgifter ska samlas in, lagras eller hanteras i onödan. De personuppgifter som vi samlar in om dig som sökande är exempelvis namn, lärosäte (motsv.), adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer, din anställning, lönekostnader och liknande. Därutöver behandlar vi även annan information som du successivt lämnar vid dina kontakter med oss.

Enligt dataskyddsregleringen får personuppgifter bara samlas in för "särskilda, uttryckligt angivna och berättigande ändamål." Ett sådant stöd kallas "rättslig grund". Personuppgifterna får sedan inte behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål. De rättsliga grunder som är aktuella är vanligtvis en eller flera av dessa:

  1. Att du i samband med ansökan lämnar ditt medgivande till behandlingen
  2. Att behandling är nödvändig för att tillgodose berättigade intressen hos RJ som forskningsfinansiär och att dina intressen av skydd för dina personuppgifter inte väger tyngre (intresseavvägning) än RJ:s intressen och ett allmänt intresse av att uppgifter om forskningsanslag görs tillgängliga.
  3. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra våra lagstadgade skyldigheter.

Viss behandling kan i stället vila på den rättsliga grunden "samtycke", till exempel prenumeration på RJ:s nyhetsbrev. I de fallen hämtar RJ i förväg in ditt samtycke för just den användningen, och du har givetvis möjlighet att när som helst dra tillbaka samtycket.

RJ har ett berättigat intresse av att kunna behandla data för att utveckla vår verksamhet. I detta syfte kan vi även komma att sammanställa statistik för analysbehov av till exempel de sökandes fördelning på kön, ålder, lärosäte och vetenskaplig inriktning. Under vissa omständigheter kan vi komma att dela med oss av information om dig till andra forskningsfinansiärer och till statliga myndigheter som sammanställer statistik om svensk forskning.

De uppgifter som vi samlar in och som genereras när du söker anslag behandlas för olika ändamål. De sparas därmed också under olika långt tid beroende på vad de ska användas till och våra skyldigheter enligt lag. Om vi inte anger något annat nedan sparar vi de flesta av dina uppgifter för alltid. Detta gäller exempelvis ansökningar om forskningsanslag. De uppgifter vi har på grund av en rättslig förpliktelse sparas så länge som den aktuella lagen kräver. I övrigt sparar vi aldrig personuppgifter längre än vad vi behöver.

Vi ansvarar för att de personuppgifter som vi behandlar är korrekta och uppdaterade. Märker du att vi har felaktiga uppgifter om dig har du rätt att begära att vi rättar sådana uppgifter. Du har också rätt att komplettera med sådana personuppgifter som du anser saknas och som är relevanta med hänsyn till det ändamålet vi har med behandlingen av dina personuppgifter.

Klagomål

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddsreglering bör du anmäla detta till oss så fort som möjligt. Du kan även vända dig direkt till Datainspektionen och lämna in ditt klagomål.

Personuppgiftsansvarig

RJ är personuppgiftsansvarig och ansvarar för de personuppgifter som behandlas av RJ. Vi bestämmer syftet med behandlingen och på vilket sätt den ska gå till.