Organisatoriska rutiner i stabsarbete: att öka samhällets beredskap för extrema händelser
Projektet undersöker organisatoriska rutiner i stabsarbete genom en jämförande analys av fyra organisationer centrala för samhällets beredskap vid extrema händelser. Syftet är att utveckla ett nytt ramverk för att förstå rutiner och rutiners funktion vid extrema händelser då organisationer går in i stabsläge, samt att testa och praktiskt omsätta detta ramverk i de studerade organisationerna. Motiven till varför projektet är viktigt bygger dels på ett identifierat behov hos organisationerna själva, dels av de ökade utmaningarna med fler och allvarligare extrema händelser i samhället. Slutligen motiveras projektet av en klart identifierad kunskapsbrist när det gäller rutiners roll vid extrema händelser. Projektet syftar således i förlängningen till att bidra till samhällets ökade beredskap i en alltmer orolig värld präglad av klimatförändringar, flyktingströmmar och terrorhot. Den regionala Polisens, Försvarsmaktens, Säkerhetspolisen och Länsstyrelsens (Västerbotten) stabsarbete undersöks genom etnografiska studier av både särskilda händelser och förberedelse inför desamma. Varje organisation undersöks av en forskare i teamet som genomför intervjuer, observationer och dokumentstudier som sedan jämförs. Genom ett unikt samarbete i ”Kunskapsforum Region Nord” diskuterar myndigheterna och forskargruppen löpande stabsarbetets utmaningar. Kunskapsforumet fungerar även som testarena för de teoretiska innovationer som projektet bidrar med.
Slutredovisning
Syfte och frågeställningar
Projektets övergripande syfte var att öka samhällets förmåga att förbereda sig för och hantera extrema händelser för att undvika så många negativa konsekvenser som möjligt (dvs. materiella skador, skador och dödsfall). Med extrema kontexter avses här situationer där människor riskerar att skadas eller omkomma. Ett tydligt exempel är covid-19-utbrottet och dess konsekvenser för bland annat sjukfrånvaro och Polismyndighetens förmåga att upprätthålla lag och ordning. En central funktion i hanteringen av sådana händelser är arbetet i stab, där ett stort beroende av organisatoriska rutiner präglar verksamheten. Trots att stabsarbete är avgörande för att lyckas hantera extrema händelser är kunskapsläget begränsat: tidigare forskning har ofta skett i efterhand, präglats av låg åtkomst, fokuserat på enskilda organisationer och fått begränsad teoretisk uppmärksamhet.
Detta väcker en rad frågor där organisatoriska rutiner (mönster av ömsesidigt beroende handlingar utförda av flera personer) står i centrum. Projektets huvudsakliga fråga är, därför, hur rutiners dynamik bidrar till samhällets förmåga att förbereda sig för och hantera extrema händelser. För att besvara frågan syftade projektet till att utveckla ett kontextkänsligt ramverk för rutiner i extrema kontexter som sedan skulle valideras via en workshopserie (”Kunskapsforum Region Nord”).
I enlighet med planen för projektet har vi etnografiskt och med intervjuer studerat Länsstyrelsens, Försvarsmaktens och Polismyndighetens stabsarbete (den organisationsform som vanligtvis används för att hantera extrema händelser). Konkret har det inneburit att vi, utöver intervjuer, studerat stabsövningar av särskilda händelser; ett tillfälle hos Länsstyrelsen i Västerbotten; två tillfällen hos Försvarsmakten; samt två tillfällen hos Polismyndigheten. Därtill har vi etnografiskt följt Polismyndighetens i region Nords hantering av COVID19 och därtill närliggande stabsarbete under två och ett halvt år.
Genomförande och utveckling
Professor Markus Hällgren (projektägare), docent Ola Lindberg och Professor Oscar Rantatalo har, som planerat, medverkat under hela projekttiden.
Tidigt i projektet valde Säkerhetspolisen att inte delta i projektet eftersom de behövde fokusera på en intern organisationsförändring. Deras roll i projektet, utvecklingen av framtida scenarios för extrema händelser kom därför att ersättas av ett samarbete med Polismyndigheten. Den största förändringen under projektets gång var, i likhet med de många projekt under denna tid, de begränsningar som COVID-19 medförde. Negativa konsekvenser inkluderade i huvudsak att den inledande datainsamlingen fördröjdes då organisationerna var osäkra på vilken access de kunde ge. I slutändan kunde empiriinsamlingen genomföras utan större avvikelser. Andra negativa följder inkluderade möjligheten att träffa den rådgivande gruppen i person, samt visst konferensdeltagande i person. Båda dessa aktiviteter kom ersattes av digitala aktiviteter med fullgod kvalitet.
För projektets del var pandemin, ironiskt nog, främst till fördel då det erbjöd en möjlighet att följa stabsarbetet inom Polismyndigheten i detalj och under en längre tid. Det skapade i sin tur en möjlighet att jämföra episodiskt stabsarbete med kontinuerligt stabsarbete, samt de utmaningar och möjligheter som följer med respektive tidsperspektiv. Givet denna utveckling kom projektet dels att fokusera på stabsövningar inom respektive organisation, dels hur stabsarbetet tog sig uttryck i praktiken inom Polismyndigheten.
Resultat och slutsatser
Spridning och återkoppling av forskningsresultat har genomgående varit en viktig komponent i projektet. Det har också överträffat våra förväntningar. Detta har renderat i workshops, utbildningstillfällen, presentationer och publikationer. Aktiviteterna har enskilt och tillsammans, validerat tentativa resultat samt skapat nya forskningsuppslag. Totalt har vi genomfört 16 workshops, främst för Polismyndigheten, Länsstyrelser och Försvarsmakten men även företag och organisationer såsom större industriföretag, myndigheter, universitet och kommuner. Dessa workshops har varit ovärderliga för triangulering och validering av såväl tentativa som slutgiltiga resultat. Utöver detta har resultaten presenterats och diskuterats på Kungliga Ingenjörs Vetenskaps Akademin (IVA) och ett lokalt initiativ för näringslivet i Västerbotten. Vidare har resultaten från studierna diskuterats i medier såsom Gokväll, VD-tidningen, Irish National radio, Financial Times, Tidningen Chef, samt Projektforum. Riktade utbildningsinsatser har efterfrågats och skett gentemot Polismyndigheten samt FOI, och deras stabsutbildningar.
Projektets resultat har även presenterats och diskuterats under projektets gång på kurser på såväl grundläggande som avancerad nivå inom företagsekonomi (Hällgren & Buchanan, 2025) samt pedagogik (Lindberg et al, 2025).
Inom akademin har resultat och kunskap om extrema kontexter spridits på ett flertal sätt: via tre lokalt anordnade två-dagars mini-konferenser (In Extremis) med gäster från ex. Cambridge University, Oxford University, York University, Hamburg University med flera; tre specialnummer (Journal of Management Studies, International Journal of Project Management samt Project Management Journal); Gäster (från ex. Queensland University, Southampton University, IESEG Business School, Cranfield University, Aalto University); Organizing Extreme contexts nätverket (www.organizingextremecontexts.org; https://www.linkedin.com/groups/14245317/) med 700 forskare; tio virtuella seminarier med i snitt 70 deltagare; konferensdeltagande (EGOS, PROS, Euram, Academy of Management), samt presentationer på Warwick Business School, Henley Business School, University of Sydney samt Essec Business School.
Utöver detta har projektet renderat i tre artiklar i granskade tidskrifter, med två i review; ett bokkapitel; fem konferenspresentationer; samt två mer populärvetenskapliga tidskrifter. Till detta tillkommer fyra artiklar där organiseringen av extrema kontexter diskuteras vilket uppenbarligen är av relevans för projektet men endast indirekt kopplade till projektet.
Projektets tre huvudsakliga resultat är:
• Det finns en inneboende svårighet i att utveckla relevanta krisscenarios som organisationer kan lära sig av. I våra studier fokuserade vi på otillräcklighet samt utvecklandet av vanor. Vad det gäller den sociala konstruktionen av otillräcklighet – när det inte finns kunskap eller information kring hur man ska lösa en situation – fann vi att det skapar avbrott i en organisations rutiner samtidigt som det skapar möjlighet att utveckla nya lösningar. (Lindberg et al, 2025a) Utifrån detta kan nya vanor uppstå som visar sig framgångsrika för att lösa de scenarios som organisationerna ställs inför. Detta visar på hur organisationer lär av scenarios, om än gängse kunskap och information kan te sig otillräcklig. (Lindberg et al, 2025b)
• Vissa scenarios, som ovan, bygger på att förbereda inför kända extrema händelser. Andra scenarios syftar till att förbereda inför hitintills okända händelser. Med utgångspunkt i en fiktion-baserad workshop som vi initialt utvecklade och testade på Polisen visar vi på hur extrem fiktion kan användas för att utmana rådande antaganden om ledarskap och gruppdynamik vilket skapar möjlighet att kritiskt reflektera över såväl framtiden som aktuella rutiner. (Hällgren & Buchanan, 2025)
• Stabsmetodiken är i huvudsak utvecklad för kortare, episodiska extrema händelser med ett tydligt slut. Exempelvis en olycka eller en naturkatastrof. Vid långvariga överlappande extrema händelser fann vi att stabsmetodiken lider av gradvis urholkning av dess legitimitet när den ordinarie verksamheten över tid tappar intresse av att driva densamma. För att motverka detta ägnade stabspersonalen sig åt fyra övergripande strategier som syftade till att återställa legitimiteten. (Hällgren et al, 2025b)
Sammanfattningsvis har projektet bidragit till en rikare förståelse för stabsarbetet som sätt att organisera sig. Ambitionen för projektet var att, om möjligt, utveckla ett mer gemensamt ramverk för organisationernas sätt att hantera extrema händelser. Vi konstaterar dock att det ett gemensamt ramverk inte låter sig utvecklas, samtidigt som det inte är lika relevant givet det de kontinuerliga utmaningar samhället står inför. Istället för ett gemensamt ramverk visar projektet, därför, på det ökade behovet av att organisera sig för att möta kontinuerliga extrema händelser, vilket temporära stabsorganisationer har svårt att göra. Förslaget för ett gemensamt ramverk är därför snarare en organisationsform som är mer adaptiv och mer uthållig än vad stabsorganisationen klarar av.
Projektets utveckling och resultat har bidragit till ett flertal nya frågeställningar av relevans för såväl organisationer som akademi. Detta inkluderar, men är inte begränsat till, att resultaten visar att det gamla sättet att organisera sig i den temporära stabsarbetsformen har sina begränsningar. Det skapar ett behov att förstå hur organisationer ska organiseras för att hantera kontinuerliga extrema händelser utan ett tydligt slut. Resultaten väcker även frågor kring hur organisationer som är kritiska för samhällets förmåga att hantera extrema händelser kan samverka och koordinera på bästa sätt när begreppsapparat och metodik på ytan ter sig lika, men de i praktiken skiljer sig avsevärt. Slutligen visar resultaten på behovet av att ytterligare studera hur organisationer kan lära sig av extrema händelser, och då i synnerhet scenarios baserade på faktiska eller fiktion-baserade scenarios.
Projektets övergripande syfte var att öka samhällets förmåga att förbereda sig för och hantera extrema händelser för att undvika så många negativa konsekvenser som möjligt (dvs. materiella skador, skador och dödsfall). Med extrema kontexter avses här situationer där människor riskerar att skadas eller omkomma. Ett tydligt exempel är covid-19-utbrottet och dess konsekvenser för bland annat sjukfrånvaro och Polismyndighetens förmåga att upprätthålla lag och ordning. En central funktion i hanteringen av sådana händelser är arbetet i stab, där ett stort beroende av organisatoriska rutiner präglar verksamheten. Trots att stabsarbete är avgörande för att lyckas hantera extrema händelser är kunskapsläget begränsat: tidigare forskning har ofta skett i efterhand, präglats av låg åtkomst, fokuserat på enskilda organisationer och fått begränsad teoretisk uppmärksamhet.
Detta väcker en rad frågor där organisatoriska rutiner (mönster av ömsesidigt beroende handlingar utförda av flera personer) står i centrum. Projektets huvudsakliga fråga är, därför, hur rutiners dynamik bidrar till samhällets förmåga att förbereda sig för och hantera extrema händelser. För att besvara frågan syftade projektet till att utveckla ett kontextkänsligt ramverk för rutiner i extrema kontexter som sedan skulle valideras via en workshopserie (”Kunskapsforum Region Nord”).
I enlighet med planen för projektet har vi etnografiskt och med intervjuer studerat Länsstyrelsens, Försvarsmaktens och Polismyndighetens stabsarbete (den organisationsform som vanligtvis används för att hantera extrema händelser). Konkret har det inneburit att vi, utöver intervjuer, studerat stabsövningar av särskilda händelser; ett tillfälle hos Länsstyrelsen i Västerbotten; två tillfällen hos Försvarsmakten; samt två tillfällen hos Polismyndigheten. Därtill har vi etnografiskt följt Polismyndighetens i region Nords hantering av COVID19 och därtill närliggande stabsarbete under två och ett halvt år.
Genomförande och utveckling
Professor Markus Hällgren (projektägare), docent Ola Lindberg och Professor Oscar Rantatalo har, som planerat, medverkat under hela projekttiden.
Tidigt i projektet valde Säkerhetspolisen att inte delta i projektet eftersom de behövde fokusera på en intern organisationsförändring. Deras roll i projektet, utvecklingen av framtida scenarios för extrema händelser kom därför att ersättas av ett samarbete med Polismyndigheten. Den största förändringen under projektets gång var, i likhet med de många projekt under denna tid, de begränsningar som COVID-19 medförde. Negativa konsekvenser inkluderade i huvudsak att den inledande datainsamlingen fördröjdes då organisationerna var osäkra på vilken access de kunde ge. I slutändan kunde empiriinsamlingen genomföras utan större avvikelser. Andra negativa följder inkluderade möjligheten att träffa den rådgivande gruppen i person, samt visst konferensdeltagande i person. Båda dessa aktiviteter kom ersattes av digitala aktiviteter med fullgod kvalitet.
För projektets del var pandemin, ironiskt nog, främst till fördel då det erbjöd en möjlighet att följa stabsarbetet inom Polismyndigheten i detalj och under en längre tid. Det skapade i sin tur en möjlighet att jämföra episodiskt stabsarbete med kontinuerligt stabsarbete, samt de utmaningar och möjligheter som följer med respektive tidsperspektiv. Givet denna utveckling kom projektet dels att fokusera på stabsövningar inom respektive organisation, dels hur stabsarbetet tog sig uttryck i praktiken inom Polismyndigheten.
Resultat och slutsatser
Spridning och återkoppling av forskningsresultat har genomgående varit en viktig komponent i projektet. Det har också överträffat våra förväntningar. Detta har renderat i workshops, utbildningstillfällen, presentationer och publikationer. Aktiviteterna har enskilt och tillsammans, validerat tentativa resultat samt skapat nya forskningsuppslag. Totalt har vi genomfört 16 workshops, främst för Polismyndigheten, Länsstyrelser och Försvarsmakten men även företag och organisationer såsom större industriföretag, myndigheter, universitet och kommuner. Dessa workshops har varit ovärderliga för triangulering och validering av såväl tentativa som slutgiltiga resultat. Utöver detta har resultaten presenterats och diskuterats på Kungliga Ingenjörs Vetenskaps Akademin (IVA) och ett lokalt initiativ för näringslivet i Västerbotten. Vidare har resultaten från studierna diskuterats i medier såsom Gokväll, VD-tidningen, Irish National radio, Financial Times, Tidningen Chef, samt Projektforum. Riktade utbildningsinsatser har efterfrågats och skett gentemot Polismyndigheten samt FOI, och deras stabsutbildningar.
Projektets resultat har även presenterats och diskuterats under projektets gång på kurser på såväl grundläggande som avancerad nivå inom företagsekonomi (Hällgren & Buchanan, 2025) samt pedagogik (Lindberg et al, 2025).
Inom akademin har resultat och kunskap om extrema kontexter spridits på ett flertal sätt: via tre lokalt anordnade två-dagars mini-konferenser (In Extremis) med gäster från ex. Cambridge University, Oxford University, York University, Hamburg University med flera; tre specialnummer (Journal of Management Studies, International Journal of Project Management samt Project Management Journal); Gäster (från ex. Queensland University, Southampton University, IESEG Business School, Cranfield University, Aalto University); Organizing Extreme contexts nätverket (www.organizingextremecontexts.org; https://www.linkedin.com/groups/14245317/) med 700 forskare; tio virtuella seminarier med i snitt 70 deltagare; konferensdeltagande (EGOS, PROS, Euram, Academy of Management), samt presentationer på Warwick Business School, Henley Business School, University of Sydney samt Essec Business School.
Utöver detta har projektet renderat i tre artiklar i granskade tidskrifter, med två i review; ett bokkapitel; fem konferenspresentationer; samt två mer populärvetenskapliga tidskrifter. Till detta tillkommer fyra artiklar där organiseringen av extrema kontexter diskuteras vilket uppenbarligen är av relevans för projektet men endast indirekt kopplade till projektet.
Projektets tre huvudsakliga resultat är:
• Det finns en inneboende svårighet i att utveckla relevanta krisscenarios som organisationer kan lära sig av. I våra studier fokuserade vi på otillräcklighet samt utvecklandet av vanor. Vad det gäller den sociala konstruktionen av otillräcklighet – när det inte finns kunskap eller information kring hur man ska lösa en situation – fann vi att det skapar avbrott i en organisations rutiner samtidigt som det skapar möjlighet att utveckla nya lösningar. (Lindberg et al, 2025a) Utifrån detta kan nya vanor uppstå som visar sig framgångsrika för att lösa de scenarios som organisationerna ställs inför. Detta visar på hur organisationer lär av scenarios, om än gängse kunskap och information kan te sig otillräcklig. (Lindberg et al, 2025b)
• Vissa scenarios, som ovan, bygger på att förbereda inför kända extrema händelser. Andra scenarios syftar till att förbereda inför hitintills okända händelser. Med utgångspunkt i en fiktion-baserad workshop som vi initialt utvecklade och testade på Polisen visar vi på hur extrem fiktion kan användas för att utmana rådande antaganden om ledarskap och gruppdynamik vilket skapar möjlighet att kritiskt reflektera över såväl framtiden som aktuella rutiner. (Hällgren & Buchanan, 2025)
• Stabsmetodiken är i huvudsak utvecklad för kortare, episodiska extrema händelser med ett tydligt slut. Exempelvis en olycka eller en naturkatastrof. Vid långvariga överlappande extrema händelser fann vi att stabsmetodiken lider av gradvis urholkning av dess legitimitet när den ordinarie verksamheten över tid tappar intresse av att driva densamma. För att motverka detta ägnade stabspersonalen sig åt fyra övergripande strategier som syftade till att återställa legitimiteten. (Hällgren et al, 2025b)
Sammanfattningsvis har projektet bidragit till en rikare förståelse för stabsarbetet som sätt att organisera sig. Ambitionen för projektet var att, om möjligt, utveckla ett mer gemensamt ramverk för organisationernas sätt att hantera extrema händelser. Vi konstaterar dock att det ett gemensamt ramverk inte låter sig utvecklas, samtidigt som det inte är lika relevant givet det de kontinuerliga utmaningar samhället står inför. Istället för ett gemensamt ramverk visar projektet, därför, på det ökade behovet av att organisera sig för att möta kontinuerliga extrema händelser, vilket temporära stabsorganisationer har svårt att göra. Förslaget för ett gemensamt ramverk är därför snarare en organisationsform som är mer adaptiv och mer uthållig än vad stabsorganisationen klarar av.
Projektets utveckling och resultat har bidragit till ett flertal nya frågeställningar av relevans för såväl organisationer som akademi. Detta inkluderar, men är inte begränsat till, att resultaten visar att det gamla sättet att organisera sig i den temporära stabsarbetsformen har sina begränsningar. Det skapar ett behov att förstå hur organisationer ska organiseras för att hantera kontinuerliga extrema händelser utan ett tydligt slut. Resultaten väcker även frågor kring hur organisationer som är kritiska för samhällets förmåga att hantera extrema händelser kan samverka och koordinera på bästa sätt när begreppsapparat och metodik på ytan ter sig lika, men de i praktiken skiljer sig avsevärt. Slutligen visar resultaten på behovet av att ytterligare studera hur organisationer kan lära sig av extrema händelser, och då i synnerhet scenarios baserade på faktiska eller fiktion-baserade scenarios.