Bevarande och tillgängliggörande av KB:s katalog -1955, "Plåten".
Kungliga biblioteket (KB) har ett stort antal kataloger. De mest utnyttjade är Libris och den lokala katalogen Regina samt den för besökare och personal tillgängliga katalogen -1955, eller i dagligt tal ”Plåten”. Plåten är en lappkatalog för material tryckt fr.o.m. 1501 t.o.m. 1955. Lapparna som från början förvarades löst i enklare kapslar var enbart tillgängliga för tjänstebruk. Plåtenkatalogen är ett internt namn på katalogen och härrör sig från att korten förvaras i kapslar av plåt. 

Avsikten med projektet var att skapa en digital kopia av Plåten så att katalogen i sin helhet kunde tillgängliggöras via webben samtidigt som originalkatalogen kunde ställas undan och bevaras i nuvarande skick. En digitalisering av Plåten skulle innebära en lösning på konflikten mellan tillhandahållande och bevarande.

Katalogen är indelad i en alfabetisk del och en systematisk del. Båda delarna har digitaliserats för att brukas i en webbapplikation. Genom inskanning och indexering, vart femtionde kort, görs därmed Plåtens alla kort i sin helhet tillgängliga så att användaren kan bläddra och söka igenom dessa. Därmed säkerställs att Plåten bevaras i nuvarande skick samt att tillgängligheten ökar för forskare och andra användare nationellt och internationellt.

Projektets syfte och inriktning har inte ändrats under projekttiden. Däremot har projektet beviljats en förlängning av projekttiden utan att det påverkat resultatet. Detta har redovisats i en särskild rapport inskickad 2009-08-20.  

Projektets upplägg och genomförande. Projektet mjukstartade under slutet av 2007 med en projektledare som påbörjade förberedande arbete på 20%, arbetet var i det läget fokuserat på den upphandling som fortfarande pågick. Kontrakt slöts med leverantörerna A2D i Fagersta för digitalisering och med DEVO IT AB i Karlstad för webbapplikationen.

I början av 2008 gick projektledaren upp på heltid och ytterligare fyra medarbetare internrekryterades. Arbete med metodutveckling påbörjades under mars 2008. På KB skulle följande ske: korten skulle märkas, skickas iväg, tas emot och återföras till ursprunglig plats. Likaså behövdes ett flöde för att ta emot filer och kvalitetskontrollera filer. En fotograf rekryterades i början av april 2008. 

Arbetet med att märka kort skulle visa sig vara det stora arbetet inom Plåtenprojektet. I slutet av 2009 arbetade inte mindre än 10 medarbetare på 25% vardera för att märka korten. Märkningen gjordes i syfte att säkerställa ordningen på korten samt att KB skulle kunna visa sambandet mellan kortet och filen. Märkningsordningen blev kapselnummer_buntnummer_löpnummer vilket gav varje kort i Plåtenkatalogen ett unikt nummer. 

I april 2008 skickades de första testkapslarna iväg för skanning i Fagersta. Starten var något trög och det var först i början av sommaren som ett ordentligt flöde kunde etableras med Fagersta. Mot slutet av sommaren och början av hösten 2008 var arbetsproduktionen ordentligt igång, både med korten och med filer. Arbetstakten kunde i princip bibehållas med en digitaliseringstakt om 30 kapslar i veckan, vilket med ca 600 kort i varje kapsel ger ca 18 000 filer i veckan. 

Positiva bieffekter. Att Plåten digitaliserats innebär att originalkatalogen nu kan ställas undan och skyddas för slitage och manipulation.

Projektet är inte ett forskningsprojekt men har lett till ökat samarbete och kunskapsöverföring till minst två bibliotek som även de önskar digitalisera sina kortkataloger, Bernadottebiblioteket samt Kungl. Tekniska högskolans bibliotek. 

En annan positiv effekt från projektet är ett utvecklat samarbete med externa leverantörer, erfarenheter som är till nytta för Kungliga biblioteket i framtiden. Dessa erfarenheter är i sin tur användbara om en eventuell digitalisering av KB:s andra kortkataloger skulle ske samt också för verksamhetens övriga digitaliseringsarbete där samarbete och genomförande av nya uppdrag kan komma att ske utanför KB. 

Projektets tre viktigaste resultat
Tillgängliggörande
Kungliga bibliotekets roll som humanistiskt forskningsbibliotek stärks genom en ökad tillgänglighet till informationen om KB:s äldre svenska och utländska samlingar.
Att tillgängliggöra kortkatalogen digitalt, att göra Plåten sökbar via KB:s hemsida, är en väsentlig förbättring för forskarvärlden. 

Plåten har varit i bruk sedan andra hälften av 1800-talet. Plåtenkatalogen innebar en stor förbättring i jämförelse med tidigare kataloger och blev en viktig källa till kunskap om det äldre beståndet av svensk och utländsk litteratur. 

Plåten är inte enbart ett nödvändigt hjälpmedel och informationskälla för de äldre samlingarna. Plåten bör också betraktas som ett dokument av historiskt värde, som dokument över de äldre samlingarna och som en del av KB:s historia och därmed mycket viktigt för forskningen. Projektet har möjliggjort att tillgång till Plåten inte längre är begränsad till KB:s byggnad.

Förbättrad service 
Katalogen i digitaliserad form ger också förbättrade möjligheter för låntagare att söka fram material som inte finns i LIBRIS.  Personalen kommer också att ha nytta av att katalogen är tillgängliggjord, det blir lättare för personalen att söka i katalogen från en datorterminal istället för att behöva uppsöka den fysiska katalogen. Framtagningsarbetet har därigenom förenklats för personalen som hittar snabbare och lättare. Det innebär dessutom en förbättrad service till låntagare då framtagning av beställt material går mycket snabbare.

Bevarande
Plåtens innehåll, katalogkorten, som Plåten såg ut när arbetet startade, har nu säkrats för bevarande. Detta innebär att det konverteringsarbete som gjordes från 1920-60-tal och som inte varit komplett, nu via digitalisering innefattar all information. Dessutom skyddas lapparna från slitage och den minskade läsbarhet som detta innebär, vilket är mycket viktigt ur ett bevarandeperspektiv. Ett värdefullt resultat av detta är att Kungliga biblioteket får en säkerhetskopia av en gammal kortkatalog och den fysiska katalogen kan ställas undan. Det försvårar alla eventuella försök att manipulera, sabotera eller rent av stjäla kort. Något som ju tidigare skett vid åtminstone ett känt tillfälle.

Andra typer av resultat
Projektets medarbetare har deltagit i följande aktiviteter:
En konferens i Malmö kring användandet av webbapplikationen IPAC, gick av stapel i maj 2007. En representant från Projekt Plåten deltog från KB:s håll. I övrigt har besök gjorts vid digitaliseringen hos leverantören för digitalisering A2D i Fagersta samt hos leverantören för webbapplikationen IPAC, DEVO IT AB i Karlstad, för att möta och träffa de som arbetar med projektet på olika håll.

Inför lansering, alfabetiska katalogen 2009-10-15,  presenterade projektledaren Projekt Plåten i Kungliga bibliotekets hörsal för personalen. Samtidigt publicerades sökfunktionen för kortkatalogen på KB:s hemsida. Nämnas bör att det på katalogsidan för Plåten förutom användarinstruktioner också finns information om Projekt Plåten under rubriken ”Om katalogen”. Den systematiska katalogen blev klar under hösten 2010 och lanseras i december 2010. Det totala antalet kort som har blivit digitaliserade är: 1779210. 
 
Genom följande länk kommer man direkt till Plåten: http://172.16.25.82/svensk/ipac/SearchForm.jsp
och från KB:s hemsida:
http://www.kb.se/soka/

Preservation and accessibility of the catalogue-1955, "Plåten"

Within The National Library of Sweden (KB) several catalogues are administered. The one mostly used is LIBRIS, the national library catalog system. KB also has its own catalogue, Regina, and the catalogue -1955, also called “Plåten”. Plåten is a card catalogue which contains information on material from approximately 1501 to 1955. When first used, the cards were kept in boxes foremost to be handled by the staff, but the catalogue was later placed in the open premises and made accessible to the visitors of the library. 

In order to preserve the card catalogue it was decided to make a digitized copy. The main objective was to make it accessible via the Internet, and by digitization eliminating the risk of the cards being ruined by wear since they are sensitive and so often requested.

The Plåten catalogue is divided in to an alphabetic catalogue and a classified catalogue. Both catalogues were digitized and then made accessible in a web application. Through image scanning and creating an index, both staff at KB and visitors can now browse the catalogue for the information sought after. By digitization it is guaranteed that its current condition maintains unchanged and at the same times it is available for research and for the interests of the general public both nationally and internationally.

During 2007 the project leader started planning and preparing for purchasing. The two companies signed up for the work was A2D, responsible for carrying out the digitization together with DEVO IT AB responsible for the web application.

In 2008 the project leader was working full time together with four co workers. All staff was recruited within the KB. Work started with planning and developing methods for managing the tasks: marking the cards, sending them to be digitized and when in return putting them back in the right box. Methods were also needed for quality check, i.e controlling the files sent to KB and for organizing the files before storage.  

A real challenge and the most time consuming part of the project as it turned out, was the making and the marking the cards. At the end of 2010 no more than ten people was carrying out the task. An assignment both time consuming and monotonous. Marking the cards was important in order to guarantee the relation between the card and the computer file. This was also a security measure because it helped eliminating that cards were lost during the work process. Each card was given a unique filename and ID.

The result of digitizing the Plåten catalogue means that the original unique catalogue now can be stored and preserved for the future and its content protected. As a result of realizing the project, digitizing the catalogue, experiences are conveyed to other libraries. Amongst them Bernadottebiblioteket and Kungl. Tekniska högskolans bibliotek who also wish to start digitizing catalogues.

An important part of the Plåten project is gaining experience by co-operating with companies performing tasks in different areas. These experiences will be useful for commissioned activities in the future. Also digitizing the collections is an important resource to meet the interests of the general public.

The National Library is a humanities research library, responsible for collecting and preserving all Swedish publications and for making the material available to the public. The Plåten catalogue has been in use since the second half of the nineteenth century. The making of the catalogue was a great improvement compared to former catalogues. Plåten is an important source offering information regarding the Swedish and foreign older collections. The availability, giving access to the collections through the Internet, is an important improvement and essential to the research community. 

Plåten is not only a source of useful information about the older collections at KB, more importantly it should be looked upon as a document of great value which gives historical account for the National library and is therefore of great significance. 

By digitizing the Plåten catalogue accessibility and usability is an improvement to the visitors of the library. It is now possible to find material not available in the LIBRIS system and the catalogue is a great help to the librarians. Production has been simplified and the material is easily found which improves services when making reserved material available. 

The content of the Plåten catalogue has now been secured by means of digitization. The original catalogue will be stored and preserved. But more importantly, the cards are now protected from wear most of the writing was done by pencil. Digitization has made it possible to make a security copy which protects the catalogue from manipulation, sabotage and from cards disappearing.

Co-workers in the project participated in a conference about the web application IPAC in May 2007. Visits were made to the companies responsible for the digitization and the web application, both very fundamental parts of the project.

A presentation was made to the employees of the National library when the services and the web application were launched. Simultaneously the web application was published on the KB website. The second part of the project, digitizing the classified catalogue, was finished during the fall of 2010 and it was launched in December that year. The total number of cards digitized was 1 779 210. It took approximately two years from more than 10 employees marking the cards.

To find the Plåten catalogue use the following links: 
http://172.16.25.82/svensk/ipac/SearchForm.jsp
http://www.kb.se/soka/