Syfte & mål:
Syftet med projektet har varit att öka tillgängligheten till Kungliga Operans arkiv och samlingar. Detta genom att göra databaser som har funnits internt på Operan även tillgängliga externt på webben.

Projektet har syftat till att förse forskare inom opera-, dans- och teaterhistoria med information om Kungliga Teatrarnas och Operans repertoar genom tiderna, men det har även varit angeläget att se till att informationen blir tillgänglig för intresserad allmänhet. Vidare mål har varit att inom projektet också tillgängliggöra material ur Operans arkiv och samlingar.

Projektet har också inneburit att vårdande insatser har kunnat göras. Genom digitalisering har vi exempelvis kunnat se till att originalmaterialet bevaras och skonas från onödigt slitage.  

Slutmålet för projektet har varit att ta fram ett publikt gränssnitt för att söka i Operans repertoardatabas, arkiv och samlingar samt att publicera detta på Operans hemsida. Att informationen enkelt ska kunna sökas fram genom ett intuitivt och användarvänligt sökgränssnitt är något som vi har strävat efter.

Innehåll och resultat:
Projektet är en vidareutveckling av det av Riksbankens Jubileumsfond finansierade projektet ”Repertoardatabas för Kungliga Teatrarna/Kungliga Operan 1773 och framåt” (In09-0892:1-E). Fortsättning har inneburit vidareutveckling av databaser, tillförande av mer information samt framtagning av sajt och sökgränssnitt.  

Genom historien har Kungliga Teatrarna och Operan framfört opera, balett, skådespel och konserter på en rad olika spelplatser och under flera olika namn. Vår ambition med projektet har varit att ge en så komplett bild av vår föreställningsverksamhet som möjligt.  

I repertoardatabasens publika gränssnitt kan man nu dag för dag se vad som har framförts på Kungliga Teatrarnas och Operans scener. Olika variabler som är sökbara är exempelvis verk, titel, tonsättare, librettist, översättare, koreograf, regissör och scenograf. Rollinnehavarna är sökbara tillbaka till 1898. Detta möjliggör att man enkelt kan få fram uppgift om vilka verk och vilka roller exempelvis Birgit Nilsson eller Jussi Björling har framträtt i.

I databasen kan man vidare se hur repertoaren har skiftat under olika perioder. Vissa verk har mer eller mindre alltid legat på repertoaren, medan andra – trots stora framgångar i sin samtid – senare har glömts bort.

Under 1700- och 1800-talet var gränserna mellan de olika konstformerna inte så skarpa och att på en och samma kväll framföra både en opera, ett skådespel och ett konsertstycke var inte ovanligt. Artisterna växlade ofta mellan genrerna och en kväll på Teatern var ofta rikt sammansatt. Detta kan tydligt ses i de dagliga affischer som finns digitaliserade och länkade till föreställningarna i databasen. Man kan också ses hur Operans utbyte med omvärlden har sett ut då vi har haft omfattande turnéverksamhet, många gästande artister, dirigenter etc.

Föremål ur våra samlingar består av dekor- och kostymskisser till olika uppsättningar. De utgörs exempelvis av skisser av Sven X:et Erixson, Isaac Grünewald, m fl. Skisserna är direkt kopplade till sin produktion och en ikon i det publika gränssnittet indikerar om det finns material i Operans samlingar som också kan ses.

Informationsmängden i databaserna kommer ständigt att växa. I dag återfinns följande i det publika gränssnittet:
-    Produktioner och dess föreställningar 1773-nutid
-    Medverkande artister 1898-nutid
-    Medverkande artister vid premiär för opera och balett 1773-1898
-    Medverkande artister vid premiär för talteater 1863-1888
-    Dagliga affischer och programblad (ur Operans arkiv)
-    Dekor-och kostymskisser  (ur Operans samlingar)

Teknik:
Vi har valt att bygga upp vår repertoardatabas och vår databas över samlingar som två separata med kopplingar sinsemellan. Databaserna är uppbyggda i programvaran Filemaker. Att vi har valt att använda detta program beror dels på att det är ett mycket användarvänligt program med stor flexibilitet, och dels på att vi har denna kompetens internt på Operan. Det är vidare ett program som lätt kommuniceras med andra.

Allt arbete med uppbyggnad av databaserna har skett internt på Operan. För det publika gränssnittet har Operan samarbetet med PositionEtt – ett Stockholmsbaserat företag som är specialiserade på att utveckla databaser i Filemaker. Tillsammans med Operan har de färdigställt funktionalitet och design av webbgränssnitt.  

Vår databas över samlingar var tidigare uppdelad på flera olika. Inom detta projekt har migrering av data skett och all information har kunnat flyttas till en gemensam databas för samtliga föremålskategorier. Konsekvensanalyser och ”datatvättar” har genomförts.  Indexering, redigering, korrekturläsning, och bildredigering har även varit moment liksom vidareutveckling och förfining av metadatauppsättningar.

Mellan de båda databaserna finns en koppling som utgörs av ett ”produktions-id”. Varje produktion i repertoardatabasen har ett id-nummer och då föremål förses med samma nummer kopplas det automatiskt till sin aktuella produktion. De båda databaserna är uppdaterade till det senaste filformatet av Filemaker

Vår lösning är specialanpassad för vår verksamhet och våra arkiv och samlingar. Poängteras bör dock att systemet är utvecklat utifrån likande databaser och metadatauppsättningarna bygger på internationella standarder som DublinCore och ISAD(G).

Oförutsedda tekniska problem:
Under projektets gång har olika tekniska lösningar diskuterats inom organisationen, där det framkommit önskemål om konvertering av de båda databaserna till SQL samt integrering till hemsidans EPI-serverlösning. Denna lösning övergavs dock och beslut fattades att kvarstå i Filemaker och istället utveckla en fristående sajt som länkas till Operans hemsida. Lösningen förenklade projektet avsevärt, blev stabilare samt betydligt mindre kostsam. Tyvärr blev projektet försenat av dessa diskussioner.

Omprioriteringar:
Vårt fokus har kommit att ligga än mer på repertoardatabasen än först planerat. Detta beror i första hand på att utvecklingen av sökgränssnitt tog längre tid än beräknat.  

All funktion och alla sökparameterar som vi önskat ska ingå, har heller inte kunnat färdigställas till denna första version. Ett exempel är ett sökformulär på engelska. Att översätta all data har aldrig varit aktuellt, men ett sökformulär med engelska fältetiketter samt vissa översatta standardformuleringar är planerat. Arbetet är påbörjat, men den version som nu ligger klar ansågs inte vara tillräckligt genomarbetad för release. Enligt användarfeedback har sökgränssnittet dock visat sig hjälpligt fungerande även för icke svenskspråkiga.  

Underhåll och vidareutveckling:
Projekt kommer i framtiden underhållas och vidareutvecklas av Operan. Arbetet med att uppdatera repertoardatabasen med nytillkomna föreställningar kommer ske fortlöpande vid Operans avdelning för arkiv, bibliotek och samlingar. Koppling till Operans planeringssystem har gjorts för att underlätta och effektivisera processen.

Det som nu finns publicerat och sökbart är en delmängd av den information som vi önskar tillgängliggöra. Inom snar framtid hoppas vi kunna lägga ut fler föremål ur våra samlingar. Detta inom den befintliga ramen och det gränssnitt som nu har tagits fram.

En vidareutveckling är härefter att för webben ta fram ett eget sökgränssnitt för att söka direkt i vår samlingsdatabas  - utan att gå via sökformuläret för repertoaren som nu är fallet. I denna del kommer det att bli möjligt att söka information om föremål ur våra samlingar som inte direkt kan knytas till en viss produktion. Det kan exempelvis handla om porträtt, kostymer från en viss tidsperiod etc.

Utblickar:
Under projekttiden har omfattande reserch på området gjorts och likande projekt runt om i världen har studerats. Projektledaren Helena Iggander har även deltagit i olika konferenser; SIBMAS konferens i New York 2014, Köpenhamn 2016 samt Bryssel 2017. SIBMAS är ett nätverk som riktar sig till yrkesverksamma inom arkiv, bibliotek och museum. 2015 arrangerades även ett arbetsmöte i Bryssel där arkivarier från olika operahus i Europa deltog. En av dagarna ägnades helt åt frågor kring repertoar- och föremålsdatabaser.

Nya forskningsfrågor:
När information om vår repertoar nu blivit sökbar på ett helt annat sätt än tidigare är vi övertygande om att det kommer att resulterar i nya spännande forskningsprojekt.

Projektets webbsidor:
http://arkivet.operan.se/repertoar/
Via Operans hemsida www.operan.se finns även en direktlänk till den utvecklade sajten och sökgrässnittet.